Bonjour,
L’utilisation de la DTD, puis maintenant du schéma Encoded Archival Description ou EAD permet de réaliser une version numérique d’un inventaire archivistique. L’inventaire (qui lui doit respecter la norme ISAg de l’ICA) est à l’archiviste ce que la base bibliographique est au bibliothécaire, c’est à dire la pièce maitresse avant toute diffusion d’un fonds. Sans inventaire, pas de communication du fonds d’archive. C’est particulièrement vrai – et important – avec les archives de science et les fonds d’archives de savants (au sens XIXe siècle du terme) et de chercheurs. L’inventaire peut être réalisé sous un simple éditeur de texte (MSWord, Open Office Writer, etc.) mais aujourd’hui, il est mieux de le réaliser en XML en suivant le schéma EAD. (ex. DTD datant de 2002). L’encodage en EAD, permet de créer un fichier XML composé de deux grandes parties :

  • • le header : l’entete du document avec les descriptions du fonds
  • • le archdesc : la presentation des niveaux : du fonds jusqu’à la pièce (item), c’est à dire le document lui-même (la photo, le cahier de notes, etc.)

L’encodage EAD peut-être réalisé dans logiciel d’encodage XML tel que XMetal (payant) ou XMLmind (gratuit). XMLmind est particulièrement intéressant car l’on peut y ajouter des feuilles de style XSL permettant de travailler très simplement via des formulaires de saisie de type « pages web » (voir le système ATES). Une fois l’encodage XML réalisé, il faut différencier le stockage des fichiers XML+les documents numériques qui y sont associés d’exploitation que l’utilisateur peut en faire. D’une part, il faut mettre en place un système de gestion qui assure la pérennité des données (transformations des formats images, suivit de l’évolution des DTD et des schémas XML, suivit juridique de la communicabilité, etc.) et d’autre part une plateforme qui permet la diffusion, via des applications (qui peuvent être multiples), de ces fichiers XML encodés suivant la DTD ou le schéma EAD. Les fichiers EAD deviennent alors des instruments de recherche dans les fonds d’archives. Dans l’application du modèle OAIS, la pérennité des données est une chose, l’exploitation des données en est une autre. Les images et fichier EAD peuvent être sur un serveurs dédié, les applications sur un autre (avec derrière une belle équipe d’ingénieur système) : c’est la virtualisation des données. Le tout fonctionne car l’ensemble des briques (stockage, exploitation, diffusion) respecte des règles communes : c’est le modèle OAIS.

Bonne fin de semaine,

Stéphane.